Una buena gestión de almacén es fundamental en cualquier empresa. Para ello, lo mejor es contar con un método de almacenaje y control de inventarios, que te ayude a mantener todo en orden y controlado. 

Actualmente, existen muchas técnicas de control de almacén, pero una de las más utilizadas es el método FIFO. ¿Alguna vez has oído hablar de él? Pues si tienes un negocio de restauración, es una de las técnicas más importantes que deberás conocer y aplicar sobre el stock de tu almacén para poner solución a un gran número de necesidades al llevar a cabo una valoración o un inventario.

Por ello, a continuación, veremos qué es y por qué es tan útil.

Qué es el Método FIFO, y por qué usarlo en tu negocio de hostelería

AL gestionar adecuadamente el almacén de una empresa de restauración, existen una serie de fórmulas o métodos.

Sin embargo, hay algunos que son especialmente populares, como el FIFO, el LIFO (Last In, First Out) y el precio medio ponderado. Son métodos que solucionan gran parte de las procedimientos de almacenaje.

Este tipo de métodos son aconsejables para negocios de restauración que tienen el objetivo de realizar una valoración o un inventario de lo que tienen almacenado. Por eso es de vital importancia conocer qué son y cuál es la manera en que se aplican. En este caso, hablaremos del método FIFO (PEPS en español).

Las siglas FIFO significan First In First Out (Primero Entrar Primero Salir), es decir, primero en entrar primero en salir. Lo cual quiere decir que la primera mercancía que ha entrado en el almacén debe ser la primera en salir del mismo.

Es uno de los métodos de gestión logística más populares dentro del mundo de la restauración. Una de sus principales finalidades es que los productos se pasen de fecha y conseguir una rotación de existencias de gran calidad dentro de nuestro almacén.

La gestión de stocks por el método FIFO no solo puede aplicarse a los almacenes, sino que día a día se utiliza para gestionar los productos en los supermercados o cualquier establecimiento de consumo.

Una vez aplicado, se consumen los productos que mayor tiempo llevan almacenados y que tienen una fecha de caducidad más cercana. Por lo tanto, también observamos una disminución de las pérdidas gracias a ello.

Es una excelente manera de no desperdiciar los alimentos, de llevar a cabo una gestión sostenible del medio ambiente y de optimizar el rendimiento del servicio que ofrecemos, ya que las pérdidas suponen una menor cantidad de beneficios, algo que se podemos evitar con la aplicación de este método.

¿Cómo es la gestión de mercancías por este método?

Con la implementación del método FIFO en tu negocio de hostelería, las mercancías más antiguas, se deben vender antes que las más recientes. Esta técnica se usa para evitar problemas de obsolescencia o pérdida de valor de los productos. Y su uso más común es en industrias como la alimentaria o la farmacéutica, donde la frescura o la fecha de caducidad de los productos son factores importantes. 

A la hora de gestionar la mercancía mediante este método, se tiene muy en cuenta la fecha de entrada de los productos en concreto para que sean los primeros en salir. No se dejan almacenados mientras otros productos más nuevos salen al mercado. 

Pero para poder llevar a cabo esta gestión, es fundamental tener un correcto control del inventario y conocer de primera mano cada producto. Saber cuántas unidades se han adquirido, en qué momento y cuál es la fecha de caducidad de las mismas. También será imprescindible tener bien reflejados todos los movimientos de entrada y de salida del almacén.

Valoración de un almacén con el método FIFO

Para tener un buen control sobre nuestro inventario, es imprescindible saber el valor de los productos que tenemos almacenados. Es muy importante llevar a cabo este proceso, pues no solo mejora los procesos de logística de la empresa, sino que sirve para cumplir con la legislación en materia contable. Siguiendo en esta línea, debemos registrar una serie de parámetros:

• Unidades que hemos vendido o adquirido
• Fecha en que adquirimos o vendimos nuestros productos
• Precio por el que adquirimos cada unidad

A partir de estos datos, podremos realizar un documento donde anotaremos cada entrada o salida que se haya hecho en el almacén de nuestro negocio.

¿Qué es una entrada de mercancía?

Una entrada de mercancía puede ser una función, un proceso y un lugar en nuestra empresa. Como función es la relación entre los proveedores y la empresa; como proceso deben comprobarse su estado y su calidad; como almacenamiento se trata cuando la mercancía entra en nuestro depósito.

En cuanto a sus ventajas, podemos destacar la disminución en el tiempo de la producción, la optimización del espacio que ocupa nuestro almacenamiento, el incremento en la calidad del proceso y el bajo compromiso de capital a través de una planificación anticipada.

Dentro de la valoración, las entradas de productos se reflejan en una doble columna donde se observe tanto la cantidad que hemos adquirido como el precio al que la hemos comprado. Por tanto, para calcular el valor de una mercancía almacenada, debemos obtener el producto de ambas cantidades.

Ahora, si lo que queremos es saber el valor total de las mercancías del almacén, solo habría que sumar las cantidades que resultan de cada nueva entrada de producto.

¿Qué es una salida de mercancía?

La salida de mercancía se compone por una serie de actividades que suponen la salida legal del territorio donde se encuentran, ya sea temporal o definitivamente. Para que una mercancía pueda salir, se debe dar alguna de las siguientes destinaciones aduaneras: exportación, reexportación o salida temporal.

Las etapas que se deben cumplir para la salida de mercancías son las siguientes:

• Presentación de las mercancías al servicio: mediante el DUS (Documento Único de Salida), AT (Aceptación al Trámite) o primer mensaje. Dichos trámites deberán emitirse con anterioridad a la solicitud del ingreso de mercancías a la zona primaria.
• Ingreso de las mercancías a zona primaria y autorización de salida: una vez se acepta el DUS, estaremos autorizados a ingresar nuestras mercancías y prepararlas para la salida.
• Embarque o salida al exterior de las mercancías: de ello nos informará el Despachador de Aduana (tráfico marítimo o aéreo) o el Servicio de Aduanas (tráfico terrestre).
• Legalización: se deberá solicitar mediante un segundo mensaje del DUS, siempre y cuando se hayan cumplimentado los trámites requeridos para la salida de mercancías de un país.
• Valor definitivo de la operación de exportación: se necesita acreditación del Servicio Nacional de Aduanas sobre el resultado de la exportación, lo cual se llevará a cabo mediante el Informe de Variación del Valor del DUS.

Ventajas del método FIFO

Como ya hemos mencionado anteriormente, se suele aplicar sobre los productos perecederos con la finalidad de evitar que se desperdicie antes de venderlos. Por otro lado, también puede usarse cuando el precio de la mercancía tiene tendencia a bajar o a mantenerse estable en el tiempo.

La gestión del inventario de nuestros productos se puede ver incrementada como consecuencia de su naturaleza o por el volumen de dichos insumos. Por lo tanto, con el método FIFO tendrás la posibilidad de informatizar el almacén te permitirá optimizar tus beneficios a la vez que disminuyes las posibles pérdidas de stock que puedan ocurrir.

De manera resumida, los principales beneficios de la metodología FIFO son los siguientes:

• Excelente rotación de producto, asegurando que el primer producto almacenado será el primero en salir a la venta.
• Se le concede prioridad a la salida de los productos que mayor tiempo llevan almacenados y que pueden encontrarse obsoletos o con fecha de caducidad muy próxima.
• Con todo ello, estamos evitando que se pierda de forma parcial o total el valor de algún producto de nuestro almacén, o que se devalúe por su fecha de producción.

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Sistemas de almacenaje que permiten el uso del método FIFO

Como consecuencia de la extensión alcanzada por este método, se han implementado algunos sistemas de almacenaje industrial que se adaptan de forma efectiva a este método.

Son sistemas de estantería industrial que deben tener un rasgo común entre todos ellos: tener un pasillo de carga y otro pasillo de descarga de mercancías. Gracias a ello, podemos observar los siguientes sistemas de almacenaje con una gestión mediante el método FIFO:

• Estanterías de picking dinámico: este sistema de almacenaje dinámico se puede clasificar para alto volumen de cajas y productos ligeros. El proceso consiste en el deslizamiento del producto por unos rodillos desde la zona de carga hasta la de descarga.
• Estanterías Compactas Drive Through: su objetivo es reducir los pasillos de trabajo, teniendo únicamente uno para la carga y otro para la descarga de la mercancía. Para que este proceso se realice de forma adecuada, cuando la mercancía haya sido cargada y descargada, se debe dejar el espacio vacío para iniciar de nuevo el procedimiento.
• Estanterías dinámicas para pallets: sistema de almacenaje dinámico de alta densidad para pallets. La carga que se ha paletizado debe desplazarse sobre unos rodillos desde la zona de carga hacia la de descarga de productos.
• Estanterías AR Shuttle para palets: es un sistema de almacenaje semiautomático que hace uso de carros satélites que se motorizan y transportan la carga de mercancía de forma autónoma por dentro de la estantería, desde donde se carga hasta el fondo. Para que la metodología FIFO resulte útil en estos casos, se debe cargar la mercancía por un lado y descargarla por el otro.

Si eres el propietario o el encargado de gestionar un negocio de restauración, es imprescindible que tengas un cierto conocimiento sobre cómo el método FIFO puede servir de ayuda a tu empresa. La tecnología se ha instalado en nuestras vidas y debemos estar a la altura de los tiempos que corren con la aplicación de las nuevas metodologías existentes.

Además, es muy común que los negocios dedicados a la restauración se lleven a cabo métodos tales como el FIFO, por lo que hacer uso de él te ofrece la oportunidad de usar lo último en tecnología y hacer frente a la competencia.

Diferencias entre el método FIFO para cocinas y el método LIFO 

Además del método FIFO, existen otras técnicas para la buena gestión del almacén de tu negocio de restauración y uno de ellos es el método LIFO. Ambos sistemas tienen que ver con la forma en la que se mueve la mercancía en el almacén, pero no siguen exactamente el mismo esquema. 

En primer lugar, mientras el método FIFO establece que el primer producto en entrar debe ser el primero en salir, el LIFO (Last in First Out) se basa en lo contrario, “último en llegar, primero en salir”. 

Por otra parte, el FIFO es más aconsejable para el control de inventarios de productos perecederos, debido al riesgo de pérdida o disminución de su vida útil. Mientras que el LIFO, es más apropiado para el control de mercancías de mayor durabilidad o larga vida útil. 

El método FIFO, asegura la adecuada rotación de las mercancías, evitando que los productos envejezcan en el almacén de la cocina. Por su parte, el método LIFO contribuye a la obsolescencia de las mercancías. 

Pasos para implementar el método FIFO en cocinas de restaurantes 

A la hora de implementar el método FIFO en la gestión de almacenaje de un restaurante, lo aconsejable es establecer una serie de pasos, que te ayudarán a tener un mejor control de tus inventarios. Como por ejemplo: 

• Identificar los productos del almacén que se van a controlar y cuáles no. 
• Establecer un sistema de registro para el control de las entradas y salidas de los productos controlados. 
• Asignar un número de orden a cada entrada de inventario para poder seguir el orden de entrada y salida. 
• Es necesario establecer un sistema de seguimiento para controlar el inventario y asegurar que se sigue dicha técnica. 
• También es importante llevar a cabo un inventario físico periódico para comparar los registros. 
• Además, también se debe contar con estanterías dinámicas para pallets con un sistema de almacenaje dinámico. 

¿Cómo se lleva a cabo un análisis FIFO en la cocina de un restaurante? 

Realizar un análisis FIFO en un almacén implica seguir los siguientes pasos: 

• Identificar los productos controlados. 
• Realizar un inventario físico de los productos. 
• Calcular el coste del inventario de los productos controlados.
• Analizar el coste de ventas de los productos controlados comparando el coste de inventario con el precio de venta. 
• Identificar cualquier problema, desviación o diferencia en el inventario, con respecto a los registros. 
• Revisar y actualizar periódicamente el sistema de registro y el inventario físico para garantizar la precisión de los datos y la eficiencia del sistema. 

Como información adicional, te hacemos saber que el software de gestor de cocina tiene una función con la cual podrás gestionar el stock de tu almacén, controlando así tanto las entradas como las salidas de productos en tu empresa hostelera.