1. Productos

Módulo empleado para gestionar los distintos productos que se utilizarán a la hora de preparar un plato (recetas) o menú (caso de productos que se venden sin procesar tales como vinos y licores, refrescos, panes, …). Permite indicar numerosos detalles de cada uno de los productos, como por ejemplo la temporada más idóneas para el consumo de cada uno de los productos y el % merma que tiene y la repercusión de su coste sobre el resto del producto, de forma que al realizar los platos y planificar las compras sepa qué cantidad bruta necesita y qué coste tiene, en lugar de considerar únicamente el peso y coste neto.

Permite indicar los proveedores que surten cada uno de los productos y el precio al que lo venden, pudiendo indicar el proveedor favorito para cada producto, siendo posible recalcular dicho precio a medida que va entrando nueva mercancía en los almacenes.

En caso de que un producto pueda ser servido por varios proveedores, a la hora de realizarse el pedido para poder servir un menú o carta, automáticamente se tendrá en cuenta el que de el precio más bajo de cara a que el coste sea el menor posible, o bien el proveedor favorito para cada producto.

Permite indicar información nutricional que servirá para conocer las proteínas o grasas ingeridas al consumir un determinado plato o menú, así como conocer el valor energético proporcionado.

Permite indicar los alérgenos y trazas de alérgenos de cada producto, pudiendo ver posteriormente su impacto en las recetas, menús y cartas

2. Test de Rendimiento

Módulo empleado para indicar las aplicaciones que se le dan a los productos según el tamaño de éstos, calculándose de forma automática el número de raciones y precio de cada una de ellas a partir del peso de cada una de ellas.

Es posible especificar la merma que sufre el producto inicial y la repercusión de su coste sobre el resto del producto, así como el porcentaje o peso del producto que se quiere dedicar a cada una de las aplicaciones o usos.

3. Proveedores

Módulo empleado para gestionar los distintos proveedores que surten productos o vinos y licores.

Permite indicar los productos o vinos que surte cada uno de los proveedores y el precio al que lo venden, siendo posible actualizar el precio de estos de forma cómoda y rápida, de forma que se recalculen los costes asociados a cada uno de los platos de forma automática.

Permite recoger determinada información como el número de registro sanitario, la relación de días que recibe peticiones de pedidos o los días de entrega, entre otros. Permite visualizar sus albaranes, pedidos y facturas.

4. Recetas

Módulo empleado para gestionar las distintas recetas / fichas de producción. Permite indicar la composición exacta de productos a utilizar, la forma en la que se ha de elaborar el plato, acabado y presentación, relación de materiales a emplear, características del envasado al vacío (en su caso) y técnicas de cocina empleadas.

Permite conocer en todo momento el precio total y unitario de la receta, así como realizar escandallos.
En caso de que haya indicado la información nutricional de cada producto podrá visualizar el valor energético que aporta cada ración, así como las proteínas, hidratos de carbono / azúcares o grasas / grasas saturadas proporcionadas.
A la hora de indicar la composición del plato se van teniendo en cuenta las mermas de cada producto y se muestra qué cantidades brutas hacen falta, así como su coste.

La composición está diseñada para la fabricación del plato paso a paso, permitiendo adjuntar videos y fotos explicativos en cada uno de los pasos.
En caso de que un producto tenga algún alérgeno aparecerá reflejado en la composición de la receta, siendo posible visualizar cuáles son.
Es posible definir sub recetas (ej: salsas, caldos, guarniciones, …) e incluirlas dentro de las recetas, permitiendo así crearlas de forma más rápida.

Dentro del módulo de recetas también se crean las técnicas habitualmente empleados en la cocina, tal como abrir una ostra, de forma que sea más fácil comunicar a los demás cómo se deben realizar determinadas operaciones de forma correcta. La información aquí recogida servirá como ampliación a las elaboraciones de los distintos platos, de forma que en la elaboración no tenga que detallar cómo realizar la operación en sí. (Ej: si en la elaboración pone “abrir la ostra y …”, no hará falta indicar cómo se debe abrir la ostra, y eso lo reflejará en la técnica de cocina correspondiente).

5. Menús/Banquetes

Módulo empleado para gestionar los distintos menús y banquetes de la empresa. Permite crear nuevos menús de una forma cómoda y rápida y calcular de forma automática el precio de éstos en base al número de comensales, el punto muerto (número de comensales con los cuales cubrir costes) y el beneficio, siendo posible introducir en los menús platos (recetas) y productos sin procesar tales como vinos y licores, refrescos, panes, …. Permite además agregar mano de obra, personal extra (con nombres específicos de personas) y otros costes del menú para tener controlado el margen.

También aparecerá indicado el valor energético que aporta cada ración, así como las proteínas, hidratos de carbono / azúcares o grasas / grasas saturadas proporcionadas.

Es posible diferenciar los menús de degustación (se consumen todos los platos del menú) de los menús en donde se elige un plato de cada una de las secciones (entrantes, primeros, segundos, postres, …), calculándose el coste medio o total de los platos de cada sección según corresponda.

En caso de que un producto del menú tenga algún alérgeno, ya sea un producto sin procesar (ej: pan) o bien algún producto de algún plato del menú, aparecerá reflejado en la composición del menú, siendo posible visualizar cuáles son.
Permite indicar la hoja de ruta a seguir, indicando los distintos intervalos de tiempo y observaciones varias a la hora de servir los distintos platos.

6. Cartas

Módulo empleado para gestionar las cartas, permitiendo crear nuevas cartas de forma rápida, pudiendo tener controlado en todo momento el costo de cada una de las recetas, margen que se le quiera dar a cada una de ellas y el precio de venta correspondiente. Aparecerá indicado el valor energético que aporta cada ración, así como las proteínas / azúcares, hidratos de carbono o grasas / grasas saturadas proporcionadas.

En caso de que un producto de la carta tenga algún alérgeno, ya sea un producto sin procesar (ej: pan) o bien algún producto de algún plato de la carta, aparecerá reflejado en la composición de la carta, siendo posible visualizar cuáles son.

7. Pedidos a proveedores

Módulo empleado para realizar los pedidos a los proveedores. Podrá ir agregando productos y el sistema le irá el formato de compra correspondiente. Podrá enviar el pedido directamente por mail, así como generar el albarán desde el propio pedido. Desglose automático según tipos de IVA (indicados en las fichas de los productos).

Desde el módulo de Planificación de Pedidos se podrán generar automáticamente los pedidos a los distintos proveedores, el cual analiza la materia prima necesaria para satisfacer la demanda, y los proveedores más económicos y los favoritos.

8. Planificación de pedidos

Agregando raciones, menús y productos sueltos, el sistema calcula la materia prima necesaria (productos) y recomienda el proveedor para cada producto, en base al precio mínimo (proveedor más barato) o el proveedor favorito (que se haya indicado para cada producto). Para realizar dicho cálculo el sistema tendrá en cuenta la merma que tenga indicada cada producto, a fin de calcular las cantidades brutas a comprar con las cuales sacar las cantidades netas necesarias.

El sistema permite crear listas de compras predefinidas e incluirlas dentro de otras planificaciones, así como crear directamente los pedidos a los distintos proveedores (podrá modificarlos posteriormente), pudiendo tener en cuenta las existencias actuales, los stocks mínimos de seguridad y realizar redondeos en las cantidades a pedir.

9. Albaranes

Módulo empleado para registrar los albaranes de los distintos proveedores a medida que éstos van entregando la mercancía, así como los abonos.
Según se va agregando la mercancía, ésta va incrementando los stocks actuales en los distintos almacenes y se van actualizando los precios unitarios de los distintos productos según distintos criterios, pudiendo o no considerar las existencias actuales y su valoración para dicho cálculo.

Para cada concepto del albarán es posible indicar el número de lote, fecha de caducidad, aspecto a la vista, … de forma que posteriormente se pueda indicar en el registro de elaboraciones diario los lotes específicos usados y permitir así tener una completa trazabilidad.

Desde este módulo podrá realizar la trazabilidad a partir de los números de lote de los productos, pudiendo conocer qué uso se le ha dado y en qué elaboraciones.

10. Facturas de Proveedores

Módulo empleado para registrar las facturas de los proveedores a medida que éstas van llegando. Permiten agregar los albaranes que van asociados a la factura y ver de forma rápida el estado de éstos a fin de ver si la factura es correcta o no, e ir matando los albaranes correctos, o cambiando el estado a otros para revisarlos posteriormente.

11. Clientes

Módulo empleado para gestionar la relación de los principales clientes, siendo posible indicar los distintos gustos culinarios o alergias de éstos, así como consultar los pedidos / presupuestos realizados por éstos y sus facturas.

Los clientes pueden ser externos (ej: caso de un restaurante o catering que vende a sus clientes) o internos (ej: caso de locales o centros asociados para cocinas centrales o quinta gama)

Para los clientes internos puede indicar el código de los distintos items de la carta / menús en los respectivos TPVs y exportar dicha información por medio de distintas plantillas. Dichos códigos permiten posteriormente importar información de las ventas

12. Pedidos de clientes

Módulo empleado para llevar el control de los pedidos realizados por los clientes (platos, menús y productos no procesado) con antelación.
Podrá enviar el pedido directamente por mail, así como generar la factura desde el propio pedido. Desglose automático según tipos de IVA (indicados en las fichas de los distintos conceptos).

Podrá descontar la materia prima necesaria para realizar el pedido de los distintos stocks desde el propio pedido, o bien más adelante a la hora de elaborarlo desde el módulo de Registro de elaboraciones.

Permite registrar el detalle de las elaboraciones que tiene que producir la cocina para poder cubrir el pedido, permitiendo detallar las raciones a elaborar de cada plato de los menús, y a partir de dicha información generar las elaboraciones correspondientes y planificar las compras a los proveedores de forma automática.

13. Delivery (entregas)

Módulo empleado para llevar el control de los entregas realizadas a los clientes, tanto recogidas en el local como enviadas por mensajería, junto con los gastos de envío y empaquetado.
Podrá imprimir el ticket, así como generar la entrega desde el propio pedido y generar la factura desde la entrega. Desglose automático según tipos de IVA (indicados en las fichas de los distintos conceptos).

Permite registrar el detalle de las elaboraciones que está entregando mediante su código de lote, de forma que pueda llevar a cabo la trazabilidad así como descontar del stock de productos terminados, los cuáles se habrán generado desde el módulo de Registro de elaboraciones, de forma que pueda conocer en todo momento el stock disponible que puede seguir ofreciendo a sus clientes.

14. Facturas de clientes

Módulo empleado para registrar las facturas de los clientes, indicando las raciones, menús y productos consumidos. Permite indicar elaboraciones (producción diaria) concretas y tener así un control del stock y uso de los productos terminados.

Podrá enviar la factura directamente por mail. Desglose automático según tipos de IVA (indicados en las fichas de los distintos conceptos).

15. Reserva de mesas

Módulo empleado para registrar las reservas de mesas de clientes, indicando la fecha, hora, salón y turno, así como las mesas asignadas. Permite asignar distintos estados a las reservas y conocer el histórico de cambios. Permite definir distintos salones e indicar las mesas y capacidad de éstas, así como bloquear salones para fechas concretas.

Las reservas se pueden visualizar en modo listado o en modo de calendario (mensual, semanal, diario) y en modo de calendario cada reserva puede llevar asociado el color del estado / salón correspondiente, siendo posible identificar las reservas anuladas y aquellas que ya hayan asistido de forma rápida. Permite confirmar la asistencia de las reservas de forma rápida pulsando la pantalla, en caso de terminales tipo tablet

16. Almacenes

El sistema permite gestionar distintos almacenes, en los cuáles realizar entradas y salidas de materia prima, bien desde otros módulos de forma automática (albaranes, elaboraciones, …) o realizando movimientos internos entre ellos.

Podrá conocer en todo momento el Stock total de productos y el desglose por almacén, así como su valoración económica. Permite exportar a Excel los inventarios actuales y una vez actualizados en Excel importarlos, regularizándose las existencias de los distintos productos.

Permite realizar movimientos internos de productos entre distintos almacenes. Cuando se recepciona la mercancía se agrega a un almacén en concreto (indicado en el albarán correspondiente), y cuando se descuenta desde los pedidos de clientes o elaboraciones se descuenta de otro (indicado en el pedido / elaboración); entre medias la materia prima puede pasar por diversos almacenes.

Podrá obtener el consumo real en un rango de fechas a partir del inventario de distintas fechas y las compras realizadas entre ambas.

17. Registro de elaboraciones (producción diaria)

Módulo empleado para registrar lo que se va elaborando en el día a día junto con los lotes específicos de productos utilizados en cada caso, pudiendo realizar la trazabilidad e imprimir etiquetas con la composición del plato, alérgenos, consejos de consumo, información nutricional, …

Al elaborar un determinado menú / plato el sistema le irá guiando en el paso a paso de cada uno de los platos y realizará el escandallo correspondiente según el número de raciones a elaborar.

A medida que se van realizando las elaboraciones se irá reduciendo el stock de materia prima de los respectivos almacenes e incrementando el stock de productos terminados, los cuales posteriormente venderá o remitirá a sus clientes, pudiendo controlar en todo momento el stock disponible de cada elaboración y el destino que se da a cada una.

Los clientes pueden ser externos (ej: caso de un restaurante, catering o delivery que vende a sus clientes) o internos (ej: caso de locales o centros asociados para cocinas centrales o quinta gama)

18. Gastos

Módulo empleado para registrar los gastos generales, tales como alquileres, suministros varios (agua, luz, gas, teléfono…), seguros sociales, …

19. Empleados

Módulo empleado para llevar el control del personal de la empresa, tanto fijo como extra, no sólo para saber quién trabaja en el negocio y cómo poder contactar con ellos, sino poder fijar turnos de trabajo, detallar las horas extras de cada empleado, tener un control de la hora a la que entra y sale cada uno o registrar los días de permiso entre otros, así como poder asociar personal extra concreto a los menús / banquetes (ej: 3 horas de Federico Sanz, 7 horas de Maria José García, …), tomando su coste de empresa para calcular su impacto en el coste de los menús / banquetes.

Para cada empleado se indica su coste anual y horario, el importe al que se le pagan las horas / servicios extras / nocturnidades y el coste de empresa, y dicha información servirá posteriormente para calcular y generar distintos informes.

Nota: Con motivo del COVID-19 se ha modificado la ventana de registro de entradas y salidas de los empleados para poder registrar adicionalmente la Temperatura y que el sistema avise si se supera los 37ºC para tener un mejor control y seguimiento.

20. Análisis de Rentabilidad

Módulo empleado para obtener de forma automática la rentabilidad de la empresa mes a mes.

Por una parte se consideran los gastos ocasionados por la compra de materia prima, los gastos generales y los gastos en mano de obra (nóminas, nocturnidad, extras), y por otra se consideran los ingresos obtenidos a partir de las facturas y/o los pedidos.

Adicionalmente permite analizar las compras por distintos criterios (almacén, proveedor, estado) y las ventas (cliente, estado, items (todo / productos / recetas / menús – importes o volumen de ventas)) de forma gráfica.

La información aparece desglosada mes a mes, siendo posible obtener distintas gráficas.

21. Exportar e Importar información

El sistema permite exportar e importación información de los productos y sus proveedores, proveedores y sus productos, y recetas.

Para ello dispone de distintas funcionalidades por medio de los cuales exportar la información seleccionada a un fichero de Excel con distintas solapas, en donde se volcará toda la información de los productos, proveedores, formatos de compra y precios, recetas, técnicas de cocina, materiales necesarios, … según la opción seleccionada.

De igual forma el sistema permite importar información y dispone para ello de distintas plantillas (productos, proveedores, recetas, cartas, menús y ventas), junto con las instrucciones de cómo rellenarlas para que la importación se pueda realizar con éxito.

Permite exportar cartas en formato de fichero plano con su composición para ser importado en sistemas TPV.

Adicionalmente, dispone de APIs (Application Programming Interface) por medio de las cuales realizar determinadas operaciones desde otras aplicaciones, tanto para introducir información en el Gestor de Cocina como para leerla.

22. Bases de datos y Usuarios

La solución permite gestionar distintas bases de datos y configurar los distintos usuarios que se tengan contratados, permitiendo establecer el perfil de cada usuario y las bases de datos a las que tiene acceso.

23. Configuración

Desde cada módulo se configuran las familias, clasificaciones, estados, formas de pago, …, y cualquier otra información susceptible de poder ser configurada (generalmente los distintos desplegables), y en aquellos casos donde se ha visto oportuno es posible establecer los valores por defecto.

El sistema utiliza distintas divisas de forma automática, considerando para ello el país que se haya asignado a cada usuario; adicionalmente el sistema tomará como símbolo decimal (punto, coma) el que corresponda según el país del usuario.

La solución permite establecer el logo de la empresa y que éste salga impreso en los informes, y configurar distinta información de los albaranes (método de cálculo del precio unitario de los productos, …), facturas de clientes (IVA o no incluido en los precios, datos de facturación, mail a remitir a los clientes), pedidos de clientes (mail a remitir a los cliente, permitir o no descontar de los stocks), pedidos a proveedores (IVA o no incluido en los precios, mail a remitir a los proveedores) y elaboraciones (calcular o no de forma automática los lotes a utilizar según método FIFO).